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RFID档案条码管理系统解决方案

发布时间:2018-12-03 10:14:26 编辑: 浏览次数: 打印此文

  系统全称为档案条码管理系统(Integration Document Bar Code Manage System),是飞致创阳自主研发的、针对有一定数量档案的组织,方便其管理物理档案(即实物档案)及电子化档案的应用软件,已经在北京市国土资源局及其下辖20个分局成功应用。软件采用Browser(客户端)/Server(服务器端)结构模式开发,界面简洁,操作简单,维护简便。

  适用对象:有一定数量的档案的组织,包括各种类型的档案室、档案馆、人事管理档案部门、国土、工商、建委、税务、财政、各大中小教育院校、企业,也可以用于对图书馆的图书管理。

  产品简介:系统全称为档案条码管理系统(Integration Document Bar Code Manage System),是飞致创阳自主研发的、针对有一定数量档案的组织,方便其管理物理档案(即实物档案)及电子化档案的应用软件,已经在北京市国土资源局及其下辖20个分局成功应用。软件采用Browser(客户端)/Server(服务器端)结构模式开发,界面简洁,操作简单,维护简便。

  l 存放:业务不断增长,历史档案随之增加,建设超大物理空间用于存放档案。

  l 管理:采用excel建立档案列表,方便统计;采用人工方式对档案进行清查核对。

  l 电子化:为便于利用,将档案全部扫描成图像文件后,放到单位的服务器上,共享方式查看。

  为便于查找,需要将这些阶段的档案都放到一起,只好在摆放档案时预留空位,导致存放空商更加紧张;

  大量过期档案,既没有多少保留价值,又不便随意处理,真有点“食之无味、弃之可惜”。

  借阅管理不足,纸质的借阅登记,一是查询困难,二是对于很多快速查看者(看几分钟的),现实条件中纸质借阅登记形同虚设,三是对档案控制困难,借出和归还容易出现档案缺失;

  清查核对时,需要大量人工进行核对,此时纸质借阅登记的缺点暴露的清清楚楚:需要一卷卷核对到底是缺失了还是借出去了。

  电子化方便了我们的查看,解决了过期档案的存放问题,这很好。但如何记录何时何时人看过哪些档案呢?如果有涉秘档案,如何控制查看的权限呢?

  针对实物档案,利用飞阳rfid或二维条码技术,无需人工输入,借助扫描设备,轻松完成借阅及归还登记;

  清查核对,利用飞阳rfid或二维条码技术,通过手持终端设备,快速完成对档案的收集,通过与借阅登记信息进行比对,系统自动给出档案清查核对的结果:哪些档案丢失了、哪些档案被借出不在库了。

  采用完整的权限控制管理手段,可以将每一卷电子化档案的查阅权限精确控制到对应的人、组织;

  针对政府等机构,还可以分为内、外部人员的不同方式进行借阅,使公众可以通过机构提供的查询渠道(办事大厅、互联网)查阅关注的档案。

  明确采用的技术标准,采用结构化设计数据存储方式,基础信息共享使用,整合数据流,做到有点有面。

  利用平台的开放性,实现信息的多渠道共享,集中展现。为工作决策提供依据,提升工作效率。通过分级别、按功能模块、部门、人员、具体数据的四级授权机制,实现权限控制的精确、高效管理。

  采用三层架构体系,将系统的应用、数据运算、数据存储全部分离开,一方面实现系统的开放性,为其它系统或应用时共享数据提供接口,另一方面,为系统本身的应用提供了更多的可扩展性、可操作性。

  “严密整体设计、把握核心需求、人性化界面设计、协同管理模式、全面动态配置”是我们的主体设计思想。

  项目开发遵循ISO、GB 和行业标准、规范,即须遵循《GB8566-88计算机软件开发规范》、《GB8567-88 计算机软件产品开发文件编制指南》、《GB9385-88 计算机软件需求说明编制指南》、《GB9386-88计算机软件测试文件编制规范》等。

  以三层构架定向开发该项目,其第一层(即“用户界面层”),采用http方式直接应用,界面层主要是微软ASP、.net语言和HTML语言编写;第二层(即“业务逻辑层”),采用组件化控件方式编写的功能实现方式;第三层(即“数据层”),采用存储过程实现程序对数据库的数据操作、两者之间的数据交互;同时,通过提供数据调用方式及自定义函数,为以后软件系统功能扩展时的二次开发提供数据交互接口。

  iDCM系统运行所必须具备的基本运行环境包括服务器端软硬件、客户端软硬件(可选),其配置具体如下:

  全向扫描模式,能够解读所有标准一维条码和PDF417、microPDF、Postal以及QR等二维条码。

  系统管理系统用户、权限及其它必要的管理及设置

  以飞阳iOA为基础,结合二维条码或RFID技术,实现对档案的规范管理及协同应用。

  作为组织内的员工间涉及工作方面的交流平台,结合了电话、邮件、qq、msn等主要沟通功能,不仅规范了组织内部的工作沟通行为,同时还能协同员工的沟通内容,,使组织管理更加即时方便快捷。

  作为组织文化展示的共享平台,实示展现组织的各种信息、资讯。信息的发布经过相应的审批流程,同时还可以确定信息的接收范围,在共享组织公共信息资源的同时,做到对这些信息的可控性、可操作性。除了体现出信息共享的作用,还为组织的知识积累提供了一个有效的管理工具。

  分为:待办事项、待阅信息、日程、日记/计划、通讯录、我的建议、个人短语/相册/收藏等主要功能

  组织内的任何一个员工,都可以通过此平台,办理属于自己的办公事务;完善的主动提醒功能,随时提醒自己需要办理的各种事务;丰富的个性化功能,为展现个人的风采提供了平台。

  以工作流为基础,将组织内涉及到行政办公的事务集中起来,实现网络协同及无纸化办公,不仅规范了组织内的行政管理方法、提高了管理水平,同时还实现了“事找人”的主动提醒办公,减少因人为因素而出现不必要的遗漏。

  档案管理的核心功能,实现对物理及电子档案的一体化管理,以下所有功能,都可以分为物理档案及电子档案两个部分,即可以两者同时使用,也可以分别使用。

  快速借阅,针对有档案借阅权限的用户,提供的快速查看电子档案,该功能需要电子化档案的支持,借阅过程不需要管理员审批,借阅记录自动生成;

  借阅申请,需要详细查看的档案,无论是电子还是实物的,需要通过该功能进行申请,得到审批后才可以看到档案;

  主要为非组织内人员借阅查看档案设计的功能,外部人员先到组织的接待处提出借阅申请,由接待人员通过系统提交申请书,并填写外来借阅人基本信息,系统同时生成随机档案查阅密码;

  档案查阅,当外部人员的借阅申请获得审批后,借阅人员根据获得的随机档案查阅密码在指定的设备上(如接待处的某pc机上)、指定的时间内查阅,过期自动终止借阅;

  说明:该功能也可以将外来借阅扩展到互联网上,借阅人员通过互联网自行提交借阅申请,然后通过互联网在指定的时间内查看所借阅的档案。

  借阅登记,针对没有条件进行申请的用户,直接到档案存放处借阅的,直接进行借阅登记;

  借阅审批,通过系统提交的借阅申请,都在此处进行审批,如果是实物档案的借阅,还需要在此处进行领档登记,领档登记可以结合二维条码,直接扫描识读,无需人工输入;

  借阅归还,如果是电子档案,借阅到期后自动归还,如果是实物档案,在此处进行归还登记,可以结合二维条码,直接扫描;

  该部分功能主要为档案管理人员使用,分为:档案登记、档案查询、档案管理、档案统计、档案清查、条码打印、档案分类

  档案登记:即档案入库,将归档的档案导入到系统中(仅档案核心信息列表,即表单部分),可以单条录入,也可以批量导入。同时,指定电子档案的目录及对应图象位置(文件位置),指定物理档案存放的位置(档案柜位置);

  档案查询/管理:可以查询、更新、或维护档案信息,此功能针对档案管理人员,因此查询时不受权限控制;

  档案统计:根据自定义的统计条件(档案列表表单中有的信息)以图表的方式统计出需要的数据,可以获得统计结果的明细,并导出其它格式的数据(如excel)

  档案清查:结合二维条码,与pda掌上识读设备,工作人员先到档案馆扫描现存的所有档案,再将数据导入到系统中进行比对,给出清查结果(是否在库、是否被借出、是否缺失);

  条码打印:系统自动生成指定档案的二维条码,并可以通过专用条码打印机打印出条码(二维条码用于粘贴至物理档案上,代替手工抄写,便于借阅、清查时快速扫描);

  档案分类:定义档案的分类属性,包括名称、代码、借阅默认时长、详细表单内容、查询及列表上可显示的字段、生成的二维条码所包含的内容等(可包含中文信息)。

  主要是对档案的借阅权限进行管理设定,详细可以参考《精确权限设计》中的说明。

  权限控制的四个主要对象:借阅人、单个档案、、借阅人部门、分类档案。其中前两个对象为个体权限,后两个对象为公共权限。当借阅人针对档案发出借阅请求时,系统首先判断个体权限,然后再判断公共权限。具体实现过程如下:

  档案有限制时,再判断当前借阅人是否有权限查看,无权立即终止借阅流程,有权即完成借阅流程实现借阅;

  所属分类指定了借阅人的,再判断当前借阅人是否有分类权限,无权进入第3步,有权即完成借阅流程实现借阅;

  所属部门指定了借阅部门的,再判断当前借阅人所属部门是否有分类权限,无权立即终止借阅流程,有权即完成借阅流程实现借阅;

  需要强调的是,上述权限控制为严格控制方式,即单个档案或档案分类未设置权限时,所有人均无权借阅,即“未指定权限不可借阅”,系统可以调整权限控制方式为一般控制方式,一般控制方式为“未指定权限均可借阅”。同时,默认情况下,部门对分类档案的借阅权限,大于个人对分类档案的借阅权限,即借阅人对分类档案无权限但借阅人所属部门对分类档案有权限,就可以借阅,此处也可以通过系统进行调整。即调整为借阅人对分类档案无权限时,就立即终止借阅流程。

  通过以上的权限设定,不仅可以做到对系统内的每一个借阅人、每一卷档案进行精确控制,也可以做到对档案权限的批量控制(分类档案针对的部门)。